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T／GDCKCJH 012-2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案.pdf

标 准 T/GDCKCJH012—2020

特种设备检验检测机构档案管理规范

Specificationforarchivesmanagementofspecialequipmentinspectionandtesting institutes electronicarchives

I/GDCKCJH 0122020

胡商国际商贸城1_、2_楼深基坑开挖专项施工方案本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。 本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。 本标准由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。 本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电 工程师学会、广东省特种设备检测研究院云浮检测院。 本标准主要起草人：刘莎、徐寒、张少琼、袁少琼、黄桂林、戚政武、罗伟立、伍凤群、姚翠艳 本标准为首次发布。

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本标准规定了特种设备检验检测机构电子档案管理的术语和定义、一般要求、归档范围、电子文件 的收集与整理、电子文件归档与电子档案编目、档案移交、档案保管和利用。 本标准适用于特种设备检验检测机构对电子档案的管理。

电子档案electronicarchives

电子档案electronicarchives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 3.3 元数据metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 3.4 逻辑归档logicalfiling 在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 3.5 物理归档physicalfiling 把计算机及其网络的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 3.3 元数据metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 3.4 逻辑归档logicalfiling 在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 3.5 物理归档physicalfiling 把计算机及其网络的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的

4.1档案管理部门应规定归档时间、归档范围、密级和划定保管期限、技术环境、相关软件、版本、 数据类型、格式、操作数据、检测数据等归档要求，以保证电子档案的质量。 4.2 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执 行。 4.3 电子文件形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性，以保 证电子档案的可利用性， 4.4归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致！ 4.5具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的应制成纸质文件或缩微 品等。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。

电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档 文书类电子文件归档元数据应按照DA/T46执

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5.2.3声像类电子文件归档元数据应包括题名、摄影者、录音者、人物、地点、业务活动描述、密级、 计算机文件名等。 5.2.4技术、仪器设备、财务、科研、实物类电子文件归档元数据应包括题名、文件编号、责任者、 日期、机构或单位、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文 件实体元数据。

6电子文件的收集与整理

6.2.1应在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活 动，并同步完成相关纸质文件的整理。 6.2.2应以件为单位整理电子文件，也可根据实际以卷为单位进行整理。整理活动应保持电子文件内 在的有机联系，建立电子文件和元数据的关联性。 6.2.3归档电子文件的保管期限分为永久、30年、10年。 6.2.4电子文件分类应按照档案管理单位管理技术、文书、仪器设备、财务、科研、声像、实物档案 的分类方案执行。 6.2.5在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、纸质文件目录数据进行 同步排序，排序结果应保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。

电子文件归档与电子档案编目

7.1.1档案管理单位应在归档过程中完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记等主要归档程序。 7.1.2在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测，内容包括：硬件环境的有效性、 软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等， 7.1.3归档前应对电子文件的有效性和完整性进行鉴定，鉴定合格后，填写《电子文件登记表》由负 责人签名确认，见附录表A.1。 7.1.4如文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，应把其技术方法和相关 软件一同移交给档案管理部门。

7.2.1档案管理单位应定期将已收集、累积并经过整理的电子文件及其元数据向档案管理部门提交归 档，归档时间最迟不得超过电子文件形成后的次年6月。 7.2.2应基于安全的网络环境或专用离线存储载体，采用逻辑归档或物理归档方式完成电子文件及其 元数据的归档。 7.2.3电子文件的逻辑归档，应按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案管理部门。其归 档工作，除存储格式和位置不变外，其他均应参照有关规定执行。 7.2.4本标准推荐采用可靠的电子载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

7.3电子文件归档格式

7.4.1 应根据电子文件归档接口以及元数据形成情况确定电子文件元数据归档格式。 7.4.2声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、 XLS、DBF等格式归档。

7.5.1应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、编制档号等编目活动。 7.5.2 应对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核确认，对不合理或不正确 修正。

7.5.3应在整理审核基础上，对电子档案、纸质档案重新排序，并依据顺序结果编制文件级档号。 7.5.4应采用文件级档号或唯一标识符作为要素为电子档案及其组件重命名，同时更新相应的计算机 文件名元数据。 7.5.5应根据DA/T18以及特种设备检测检测机构档案管理系列标准给出的要求对电子档案做进一步 著录，描述主题内容及形式特征应规范、客观、准确。 7.5.6完成整理编目后，应将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统。

8.1档案管理部门应配备对电子档案进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的 每套载体均应接受检验，且合格率应达到100%。 8.2应检验载体有无划痕、是否清洁、有无病毒；应核实电子档案的完整性、有效性和审核手续；核 实登记表、软件、说明资料等是否齐全。检验不合格的应退回并重新制作。检验结果应填入《归档电子 文件管理登记表》（见附录表A.3）。 8.3合格归档电子文件的移交和接收应在确保信息安全的前提下通过网络实现，或向档案管理部门移 送电子载体。 8.4通过网络进行移交的，应填写《电子文件移交登记表》中相关内容，并随同电子文件《电子文件 登记表》一并移交，见附录表A.1、A.2。 8.5使用脱机载体进行移交的，其装具上应加贴由档案馆制发的统一标签，其载体形成如为光盘，应 移交一式三套。交接双方应填写一式两份的《电子文件移交登记表》（见表A.2），双方各执一份。

9.1.1电子档案保管除具备纸质档案一般的要求外，还应符合以下条件： a）归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。 b）单片载体应装盒并竖立存放，且避免挤压。 c）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。 d）保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求。 e）保管环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。电子文件载体要避免阳 关直接照射。 9.1.2对电子档案的有效性应进行登记和定期检验。 9.1.2.1对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的电子文件读取、处理设备的更新情况，每满1 年应进行一次检查登记。 9.1.2.2设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体 转换工作，且原载体保留时间不少于4年，如果原载体是特种设备科技档案则按相关法规的年限要求进 行保留。保留期满后，再按保密要求进行处置。 9.1.2.3对电子载体每满2年进行一次随机抽样机读检验，抽样率应不低于25%，如发现问题应及时 采取恢复措施。 9.1.2.4归档部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录表A.3），并存入全 宗卷。

9.1.3应结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全的基 础上，统筹制定电子档案的备份方案和策略GB／T 36689-2018 设施管理交底 一般要求，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数 据、日志数据等的备份管理。 9.1.4系统设备进行更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文 件迁移登记表》（见附录表A.4）

9.2.1利用电子文件时应遵守国家保密规定。凡是带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不 得在互联网上运行。 9.2.2对专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件的利用，应设置使用权限认证系 统，或履行使用审批手续。 9.2.3归档电子文件的封存载体不得外借，在提供利用时应使用其拷贝件。

9.3.1应依据特种设备检验检测机构各类归档电子文件的管理期限的范围，将超过保管期限 失去保存价值的档案进行销毁。

附 录A （规范性附录） 电子文件归档管理登记表格

电子文件归档登记表见表A.1

电子文件归档登记表见表A.1

DB34／T 3839-2021 高疲劳性能高模量沥青混合料设计与施工技术规范.pdfI/GDCKCJH0122020