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西安市房屋建筑工程归档业务指南2018

建设工程档案归档流程

西安市房屋建筑工程归档业务指南

《西安市房屋建筑工程归档业务指南》（下称《指南》）规定了西安市房 屋建筑工程竣工档案归档资料的报送内容和质量要求。 《指南》适用于西安市行政区域内建设档案的收集、整理、立卷、报送， 接收等活动。 《指南》所称城市建设档案，是指在城市规划、建设、管理活动中直接 形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形 式和载体的历史记录

1、建设工程 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有 独立组织形式JTG5142-2019 公路沥青路面养护技术规范及条文说明，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若于个具有 内在联系的单位工程所组成。 2、建设工程文件 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件 监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。 3、工程准备阶段文件 工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备 阶段形成的文件。 4、监理文件监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件

5、施工文件 施工单位在施工过程中形成的文件。 6、竣工图 工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。 7、竣工验收文件 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 8、建设工程档案 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、 声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。 9、建设工程电子文件 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、 磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上 传送的文件。 10、建设工程电子档案 工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文 件及其元数据。 11、建设工程声像档案 记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带， 光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。 12、整理 按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编自，使 之有序化的过程。 13、案卷 由互有联系的若于文件组成的档案保管单位。 14、立卷 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦 称组卷。 15、归档 文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后 按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。 16、城建档案管理机构

管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利 用城建档案的城建档案馆、城建档案室。 17、永久保管 工程档案保管期限的一种，指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下 去。 18、长期保管 工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除， 19、短期保管 工程档案保管期限的一种，指工程档案保存10年以下

1、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的 职责范围。 2、工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编 3、建设工程文件材料必须准确反映工程项自从立项、设计、施工到竣工 的全过程，做到图物相符，有关盖章、签字手续齐备，技术数据准确可靠。 4、每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管 理机构。 5、建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工 作： （1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时， 应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工 程档案的质量要求和移交时间等内容； （2）收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档： （3）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形 成、积累和立卷归档工作； （4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； （5）收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档； （6）对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月 内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。 6、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向

建设单位移交。 7、建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包 单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形 成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承 包的，各承包单位应负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及 时向建设单位移交。 8、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指 导。

五、纸质文件的归档质量标准

1、归档文件的质量要求 （1）归档文件应为原件。其中国有土地使用证、供地批文、建设用地 规划许可证、建设工程规划许可证及建设工程峻工规划验收合格证可以为与 原件同大小的黑白复印件，复印件应注明原件存放处并加盖建设单位公章。 （2）归档文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监 理等方面的技术规范、标准和规程。 （3）工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。 （4）工程文件应采用耐久性的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等耐久 性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠 笔、复写纸、铅笔等，计算机输出文学和图件应使用激光打印机。 （5）工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。 （6）工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210）。图幅 宜采用国家标准图幅。 （7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。 图纸一般采用蓝晒图，竣工图应为新蓝图。计算机出图必须清楚，不得使用 计算机出图的复印件。 （8）竣工图要将所有设计变更文件的内容如实绘制在新的施工图上。所 绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定，禁止徒手绘图。竣工图义 须符合《建筑制图标准GB/T50104一2010》，同时必须加盖出图章、注册章、 审图章、竣工图章。要按《建设工程文件归档规范》要求填写竣工图章的内 容。竣工图章颜色为不易褪色的红色印泥。竣工图章应盖在图标栏的上方空

（2）卷内文件排列 A、卷内文件应按本《指南》附录A的类别和顺序排列。 B、文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文 件的印本与定稿、主体与附件不应分升，并应按批复在前、请示在后，印本 在前、定稿在后，主体在前、附件在后、汇总在前、内容在后的顺序排列。 C、图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列，图纸目录应在最 前面。变更通知单不能和图纸排列在一起，应与其他施工文件材料共同组卷 变更通知单数量较多时可考虑单独组卷。 D、当案卷内既有文学材料又有图纸时，文学材料应排在前面，图纸应排 在后面，但应遵循主件与附件不能分开的原则。 （3）案卷编目 A、编制卷内文件页号应符合下列规定： +卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“001 开始。 +页号编写位置单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右 下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 +页号应用号码机打出，蓝色或黑色均可，不应徒手书写编号。 +案卷封面、卷内自录、卷内备考表不编写页号。《西安市建设工程档案 编制说明》应装订入工程项目的首卷首页，编入卷内目录中。 B.卷内自录的编制应符合下列规定： +卷内自录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合本《指南》附录C的 要求。 +序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数学从1依次标注。 +责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择 两个主要责任者，其余用“等”代替。 +文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目 代号。 +文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写 标题，拟写标题外应加“」”符号。 +日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制 期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示

+页次应填写文件在卷内所排的起止页号。备注应填写需要说明的问题。 C、卷内备考表的编制应符合下列规定： +卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合本《指南》附 录D的要求； +卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立 卷单位对案卷情况的说明；主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、 文件的更换情况等。 +立卷单位的立卷入和审核人应在卷内备考表上签名，年、月、日应按 立卷、审核时间填写。立卷人和审核人必须是案卷编制单位的责任人和负责 人。工程准备阶段文件和竣工验收文件为建设单位的责任人和负责人；勘察 设计文件一般为勘察、设计单位的责任人和负责人；监理文件为监理单位的 责任人和总监；施工文件和工图为施工单位的资料员和技术负责人。 D、案卷封面的编制应符合下列规定： +案卷封面采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合本《指南》附录B 的要求。 +案卷封面的内容应包括总卷号（建设单位留出位置，不填写）、案卷题 名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、 本案卷在该工程案卷总量中的排序（建设单位应注明：“本工程共卷，本 案卷为第卷”）。 E、编写案卷题名，应符合下列规定： +建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专 业名称等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以 正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容； +卷内文件概要应符合本《指南》附录B中所列案卷题名的要求： +外文资料的题名及主要内容应译成中文。 F、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 G、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。竣工图的开始形成 日期为施工图设计日期，最后形成日期按竣工图的编制日期填写。 H、保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保 管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案 卷保管期限应从长

I、密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。工程档案不含涉密 文件，且无相关定密法律依据的不填写密级。 +文件密级的划定，由文件形成单位按照工程文件自然形成规律，在文 牛形成阶段划定。 +案卷密级的划定，由立卷单位在立卷阶段划定。当同一案卷内有不同 密级的文件时，应以高密级为本卷密级。 +案卷密级的校核，由档案移交单位在文件归档阶段确定。定密有误的 由档案移交单位进行变更。 +定密依据包括但不限于：《中华人民共和国保守国家秘密法》《住房城 乡建设工作国家秘密范围的规定》《城乡建设档案密级划分暂行规定》等相关 法律法规。 J、案卷脊背应由档号、案卷题名构成，由档案保管单位填写。 K、卷内目录、卷内备考表、案卷封面宜采用120g的白色书写纸制作，幅 面应统一采用A4幅面。 （4）案卷装订与装具 A、装订要求：文字材料必须装订，文字卷和图文混合卷必须装订，装订 时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。 B、图纸卷不装订，不留装订线位置。不装订时仍按要求填写卷皮、卷内 自录和备考表，应与整理好的案卷一同装入斜角袋后装入卷盒。 C、案卷采用三孔双线装订法。三个孔保持9cm间距，上下居中，三点一 线，装订线在距案卷左边缘1至1.5cm处，打直径为1一2mm的小孔，用腊光线 双线装订，结头打死结，位置在案卷背面中孔部位，余线长短与案卷左边平 齐，砸平线疙瘩并劈开线缝，使双线平行。 D、装订所用装具应是根据国家规定制作的标准装具。 E、装订时若案卷左右不平，可在左侧加垫条，使案卷四周平整。注意垫 条一定要加均匀，不可多个垫条加在一处，垫条要求质量优良无污物， F、装订好的案卷要求右边和下边平齐，四周厚度基本一致。 G、横写的材料，一律把文件头放在装订线一侧装订。 H、案卷装具采用卷盒，并应符合下列规定： +卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，文字档案厚度为20mm，图纸档案厚 度为40mm。卷盒式样、卷脊式样参见本《指南》附录E和附录F

+卷盒应采用优质无酸牛皮纸定制，以保证档案的长期保存和利用。 （5）案卷目录编制：案卷应按本《指南》附录A的类别和顺序排列。 3、整理 （1）去金属物、硬质封皮、彩页、空白页等不符合要求的材料。 （2）对于幅面达不到297×210（A4）或破损的档案材料均应托裱。具体 操作是将小幅面的文字材料使用无机胶水裱糊在297×210（A4）的白纸上， 不可层层叠压托裱，四周粘贴牢固，双面有文字又需托裱的，粘贴线应在左 边或上边。在一张白纸上可裱糊一张或几张小幅面的文字材料如：合格证、 票据、存根等，但要求排列整齐并留出装订线位置。 （3）破损图纸的糊要求整齐，以尽量不破坏图纸内容、便于长期保存 为原则。托裱时不宜使用有粮浆糊。 （4）对于幅面大297×210（A4）规格的档案材料均应折叠。按《技术制 图复制图的折叠方法》（GB/10609.3一89）统一折叠成297×210mm（A4）大小。 折叠使用手风琴式折叠法，图面向里，先上折再下折，然后左右折。注意上 折下折要错开，以免出现案卷上下厚度不一。图标外露以便查阅。对于边框 不齐或破损的图纸，应把边框修补整齐后折叠。 （5）文字或图文混合卷图纸应折叠成297×210mm（A4）的规格。折叠要 求整齐，以尽量方便查阅和保存为原则。 案卷整理中添加的所有文字一律用碳素墨水书写，字迹工整，原则上要 求用仿宋字体或者楷体字

六、电子文件的归档质量标准

1、建设工程电子文件的归档要求 （1）建设工程电子文件是与纸质档案完全一致的扫描型电子文件，文件 须为JPG格式。电子文件应包括元数据。 （2）建设工程电子文件的分辨率须大于等于200DPI，彩色深度为24位： 纸质原件为A4幅面的电子文件的存储容量一般不超过1MB，纸质原件大于A4 福面扫描件的存储容量一般不得超过5MB。 （3）建设工程电子文件须图像清晰、完整，无偏斜、无失真，按页码顺 予排列。电子档案按照卷为单位建立相应的文件夹，文件夹名著录为案卷题

DB50／T 822-2017 既有居住建筑信息化改造规范七、声像资料的归档质量标准

（9）其他未列工程参考执行。 2、建设工程声像资料拍摄要求 （1）拍摄应主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不应有 明显失真变形现象。 （2）应在良好的光线下进行拍摄，避免逆光及较暗光线。 （3）视频及较暗光线下拍摄时须使用三角架，推拉摇移等动作要缓慢均 ，保证影像的稳定性和清晰度， （4）声像资料不得进行后期加工。 （5）视频资料需为1920*1080以上分辨率以及30Mkbps以上码率的原始 拍摄素材，不用进行后期剪辑和制作。 （6）照片资料应使用800万以上像素的单反相机及最大最精细设置拍摄 照片格式为jpg格式。 3.建设工程声像资料移交要求 （1）声像资料应刻录为一次性光盘交于西安市城建档案馆。内容为照片 视频及项目简介三部分。 （2）项目名称应注明在光盘的外包装上。 （3）每份文件需在文件标题中标明工程名称、拍摄地点、拍摄方向、拍 摄内容等信息。拍摄内容应包括画面中内容的名称，如道路、单位等的名称 （4）视频资料时长：建筑工程在5000平方米以下的总长3分钟以上 5000平方米以上的总长5分钟以上。重大工程和市政工程总长10分钟以上 （5）照片资料数量：移交的照片不应少于10张；老、旧照片可提供底 片或照片。 （6）建设工程项自简介应为word文档通用格式，包括工程概况、投资 项目地址、建设单位、建筑面积、先进工艺、建设背景等

1、编制竣工图的原则 （1）工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。 （2）凡严格按设计施工，没有任何变更的，由施工单位在原施工图上加 盖“竣工图章”视为竣工图。 （3）竣工图章样式如下图

（4）凡在施工中有一般性变更，但能将原施工图加以修改补充，能反映 峻工实际的，可不重新绘制竣工图，由施工单位在原施工图上依据变更文件 进行修改补充后，加盖“竣工图章”视为竣工图。 （5）凡结构形式、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其它重大 改变或变更部分超过图面1/3者应重新绘制工图。 （6）未采用或全改的施工蓝图不归档，用新的变更蓝图代替原图，但应 修改设计目录。 （7）在蓝图上改绘工图各专业图纸都必须相应的修改，使各个专业的 衔接关系相互吻合。 （8）不得把设计变更文件贴在原施工图上做为竣工图。 （9）编绘峻工图所使用的图纸必须是新晒制的蓝图，反差要明显。计算 机出图必须清晰。 （10）编绘的内容不得出图框线，图纸封面、自录均加盖“竣工图章”。 （11）在施工蓝图上改绘峻工图，严禁刮改、涂抹，要能反映设计原貌 （12）凡修改处，必须注明变更依据。 （13）禁止徒手绘图。 2、峻工图的编制时间：竣工图的编制应与工程进度同步。 3、竣工图的编制单位与编制套数：工图的编制单位应是施工单位，实 行总承包的工程，总承包单位负责其自建项自峻工图的编绘工作，分包单位 负责所分包工程竣工图的编绘工作。竣工图的编绘套数除甲、乙双方在施工 合同中另有约定外，一般要求不得少于两套。 4、竣工图编制方法：竣工图的编制应根据变更文件内容的不同可分别采 用杠改法、叉改法、补图法、注改法和重新绘制。 5、室外各专业管网工图的比例尺不应小于1：500的比例，并加盖“竣

DB11／T 1322.87-2019 安全生产等级评定技术规范 第87部分：金属非金属矿山采掘施工企业九、工程文件的归档内容

1、建设单位移交纸质档案前应确认 （1）纸质档案已整理、立卷等符合要求； （2）电子档案格式、载体等符合要求（电子档案应当与纸质档案一致： 否则将可能影响后期档案提供利用）； （3）声像档案内容、质量、格式符合要求。 （4）纸质案卷采用符合本《指南》要求的无酸纸牛皮纸卷盒装盒保护， 文字档案使用20mm卷盒，图纸档案使用40mm卷盒，宜1卷1盒。卷盒封面 标注内装案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序 （“本工程共卷，本案卷为第卷”）。 （5）严禁使用携带病媒生物、有机污染物、霉变、污渍破损的纸张及档 案装具。 2、纸质档案入库（三层库区，档案管理科办理） （1）建设单位提交：《西安市城市建设档案报送书》（准确填写相关信息 并加盖建设单位公章）、《西安市城建档案进馆会签表》、移交经办人身份证原 件（查验登记）；办理移交手续。 （2）系统派发工程案卷入库总登记号，建设单位对照总登记号将移交案 卷进行编序，并确认案卷与卷盒一一对应、排序无误。 （3）档案馆工作人员对案卷进行移交审查、背脊编目、接收入库，

附录： A房屋建筑工程文件归档材料清单 B案卷封面 C 卷内目录